Bonnes pratiques lors de la rédaction des notices descriptives et CCTP

Si vous êtes architecte ou architecte d'intérieur, les pièces écrites descriptives produites durant le cycle de vie d'un projet d’aménagement ou de construction sont nombreuses et de natures diverses. Les enjeux sont majeurs, avec notamment :

• l’adéquation entre le projet du concepteur et la mise-en-œuvre

• le respect du niveau de qualité attendu

• le respect du budget

La qualité des pièces écrites est donc primordiale, d’autant qu’elle engage le professionnel.

Pourtant, la formation et l’acquisition des compétences de rédaction des descriptifs de travaux reste très hétérogène et devient souvent dépendante des pratiques de prescription installées au sein des entreprises, cabinets, studios. Chaque concepteur ou maître d’œuvre, utilise ainsi des techniques propres, souvent induites par des facteurs variés : habitude de travail avec un fabricant, manque de temps, recherche de la nouveauté…

Essayons donc de dégager ici les bonnes pratiques de rédaction des pièces écrites.

Réaliser un travail préparatoire

Cette étape n’est pas propre à la rédaction des descriptifs, mais bien au travail de conception dans sa globalité. Il s’agit de :

1. faire une analyse du programme ou des souhaits du maître d’ouvrage :

• Faire ressortir les points clés de ce programme

• Y décerner les points susceptibles de présenter des difficultés architecturales, techniques ou réglementaires

2. réaliser une analyse du site : celle-ci ne se limite pas à une analyse architecturale, mais également celle de quelques points essentiels qui vous permettront de dresser le

« paysage de conception » :

• Quelles sont les surfaces concernées et comment se situent-elles dans leur environnement?

• Quelle est la destination actuelle et projetée des locaux (habitation, ERP, tertiaire…)? Chaque destination possède ses particularités, nous y reviendrons dans un prochain post.

• Quelles sont les contraintes liées à cette destination, notamment sur le plan de l’urbanisme et de la sécurité incendie?

Travailler de manière itérative

Même si elles sont souvent considérées comme un cadre trop rigide, les phases d’une mission de maîtrise d’œuvre telles que définies dans la loi MOP permettent de guider le concepteur dans sa manière de travailler et d’échanger avec le maître d’ouvrage.

Elles permettent de construire un projet en démarrant par des principes de base, avant d’entrer de plus en plus dans le détail afin d’aboutir au DCE (dossier de consultation des entreprises) qui décrit le projet de manière complète et précise, afin que les entreprises en charge des travaux puissent d’une part les chiffrer, et dans un second temps les réaliser.

La validation de chaque phase par le maître d’ouvrage conditionne le passage à la phase suivante, ce qui permet théoriquement d’aborder chaque phase avec des hypothèses d’entrée stables.

La manière d’aborder chaque phase sera donc différente :

• La phase Esquisse (ESQ)

Elle concerne les projets neufs et a pour objet de proposer une ou plusieurs solutions d'ensemble, traduisant les éléments majeurs du programme, d’en établir la faisabilité et la compatibilité en termes de budget, et de poser de premiers éléments de planification.

La notice descriptive et l’estimatif n’entreront donc pas dans le détail de chaque prestation, mais établiront les grandes lignes du projet. A ce stade, il est conseillé de majorer les prix estimatifs afin d’avoir la latitude suffisante pour ajouter des prestations révélées nécessaires par la suite des études.

• La phase d’avant-projet sommaire (APS)

Sa définition diffère qu’il s’agisse d’un projet neuf ou d’une réhabilitation. Pour une réhabilitation, les caractéristiques de l’APS correspondent à celle de la phase ESQ. Pour un projet neuf, la phase APS vient dans la continuité de la phase ESQ, pour la solution retenue par le maître d’ouvrage (si plusieurs solutions ont été proposées). Elle a pour objet de préciser les surfaces et volumes généraux et intérieurs, d’envisager les dispositions techniques et architecturales à mettre en œuvre, de préciser le calendrier de l’opération ainsi que son budget.

A ce stade, la notice descriptive et l’estimatif n’entreront donc toujours pas dans le détail de chaque prestation. Les grandes lignes du projet seront un peu plus détaillées, sans pour autant entrer, par exemple, dans des détails tels que les choix de matériaux. Il est toujours conseillé de majorer les prix estimatifs, mais la marge d’erreur prise diminue de manière inversement proportionnelle au niveau de détail abordé.

• La phase d’avant-projet définitif (APD)

La phase APD est celle qui permet de définir de manière définitive les différents principes : plans et coupes de l’ouvrage, choix des principes constructifs (en projet neuf), des installations techniques et des matériaux. L’estimation et le planning de l’opération sont établis de manière définitive. A ce stade, le maître d’ouvrage arrête également définitivement son programme.

La notice descriptive et l’estimatif APD sont donc très détaillés. Même si la phase PRO permettra encore d’affiner l’estimatif, la grande majorité des prestations doivent ici être décrites et estimées. Quant à la notice descriptive, il est souhaitable d’y intégrer, en plus de la description des ouvrages, un chapitre concernant l’organisation des travaux, puisque celle-ci aura naturellement un impact sur le planning de l’opération.

• La phase Projet (PRO)

L’objet de la phase PRO est de préciser et décrire de manière détaillée l’intégralité du projet : réalisation des plans, coupes et élévations, nature et mise en œuvre des matériaux, implantation et tracés des éléments structurels et techniques, finalisation de l’estimatif sur la base d’un avant-métré et du planning des travaux.

En phase PRO on ne parle plus de notice descriptive mais de CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières). Il s’agit du cahier des charges de réalisation de l’opération, qui sera transmis aux entreprises pour chiffrage, puis réalisation des travaux.

C’est une pièce constituante du marché de travaux, elle est donc contractuelle. C’est pour cette raison qu’il est primordial qu’il soit complet et de qualité : une erreur peut engendrer des dérives en termes de qualité d’exécution, de planning et/ou de budget. Le CCTP décrira, a minima, les éléments suivants :

• Description et organisation de l’appel d’offre et du marché (ex : allotissement…)

• Modalités d’organisation et de conditions de réalisation :

- Des études d’exécution

- Des travaux (ex : phasage, accès…)

- Des opérations préalables à la réception

- Des différentes garanties

• Rappel des normes et règlements à respecter

• Description des ouvrages, avec si nécessaire, les prescriptions particulières à chacun des lots. La description de l’ouvrage comprendra la description des matériaux et matériels, ainsi que leurs conditions de mise en œuvre et leur localisation.

Le style sera de préférence clair et concis, afin de ne laisser aucune place à l’incertitude ou à l’ambiguïté.

• Le Dossier de consultation des entreprises (DCE)

Comme son nom l’indique, le DCE est le dossier transmis aux entreprises dans le cadre de la consultation (phase ACT). Il décrit le projet de manière exhaustive, et comprend également les pièces administratives définissant les conditions de la consultation et de l’exécution du marché. Pour faire simple, il s’agit du dossier PRO auquel s’ajoute le DPGF (bordereau de décomposition des prix globale et forfaitaire), et différentes pièces (selon la nature du projet) : CCAG, CCAP, rapport initial du contrôleur technique, arrêtés administratifs (relatifs au permis de construire, déclaration préalable…), rapport d’études (ex : géotechnique…)...

Se doter d’outils permettant d’améliorer la qualité des pièces écrites tout en gagnant du temps

Cette qualité passe par l'absence de redondance, l’absence d’incohérence, l’absence d'ouvrages non décrits, l’absence d'articles inutiles.

L’amélioration de la qualité des CCTP produits semble donc reposer aujourd'hui sur la possibilité de disposer d’outils logiciels ou applications web, tels qu’archiZ., permettant de :

• Gérer toutes les phases de conception en cohérence et sans erreur

• Proposer une mise en page des descriptifs qui se met à jour en fonction des données du projet et du client

• Utiliser un canevas ou de préparer ses canevas en fonction de la typologie des projets (trames de descriptifs)

• Accéder à des fiches produits ou des articles neutres pré-rédigés et actualisés

• Synchroniser en temps réel descriptifs et estimatif

• Travailler en équipe sans crainte d’erreur ou d’incohérence

• Disposer d’une base descriptive suffisante mais pas inutile tout en ayant la latitude de la modifier ou la compléter

Pour s’inscrire à une démo d’archiZ. : https://archiz.clickmeeting.com